Javascript в вашем браузере отключен. Как включить Javascript

Первичные документы предпринимателя

1 января

Для фискальной службы первичные документы являются подтверждением совершения хозяйственной операции предпринимателем и свидетельством того, что он не укрывает доходы. На их основании заполняется книга учёта доходов и формируется налоговая отчётность.

Необходимость оформления первичных документов

Налоговый кодекс обязывает предпринимателей-единщиков вести учёт доходов на основании первичных документов (п. 44.1 НКУ). Книги учёта доходов недостаточно для подтверждения данных налоговой отчётности: указанная в книге сумма дохода не показывает, за что и по какому виду деятельности были получены деньги. А это важно для предпринимателей 1–2-й групп, которые могут получать доход только от видов деятельности, зарегистрированных у госрегистратора и внесённых в реестр плательщиков ЕН. Кроме того, есть виды деятельности, которые запрещено осуществлять на ЕН. Если от них получен доход, то ФЛП-единщику придётся уплатить единый налог по повышенной ставке и отказаться от упрощённой системы.

Какие документы нужно хранить

Предприниматель обязан хранить документы, подтверждающие, что он получил оплату, отгрузил (передал) товар, предоставил услуги (выполнил работы), а также документы, подтверждающие расходы.

Документы, подтверждающие получение дохода:

  1. Банковская выписка. Если оплату от покупателя вы получили на предпринимательский расчётный счёт, достаточно иметь оригинал выписки по движению денег на счёте, чтобы подтвердить такой доход.

  2. Товарный чек на оплату товара. Если вы не обязаны использовать кассовый аппарат, то при получении оплаты за товар или услугу наличными достаточно выписать товарный чек, один экземпляр нужно отдать покупателю, второй — хранить как подтверждение получения оплаты.

  3. Фискальный отчётный чек. Если вы используете кассовый аппарат при расчётах с покупателями — печатайте фискальные отчётные чеки и храните их в книге учёта расчётных операций, а также сохраняйте контрольные ленты в распечатанном виде или электронной форме 3 года.

  4. Квитанции (акты по оплате услуг). Служат подтверждением получения оплаты за отгруженный товар, предоставленные услуги или выполненные работы.

Также необходимо хранить документы, подтверждающие передачу товара, факт предоставления услуг и расходы:

  1. Товарный чек — подтверждает не только оплату товара, но и его передачу (отгрузку).

  2. Документ, подтверждающий отгрузку (передачу) товара, — накладная.

  3. Факт предоставления услуг (выполнения работ) подтверждает акт предоставленных услуг (выполненных работ).

  4. Документы, подтверждающие расходы, например, накладные на приобретённый товар. Если таких документов не окажется в наличии, товары в вашем магазине или на складе будут считаться бесплатно полученными. Поэтому важно правильно оформлять документы с поставщиками при приобретении товаров.

Если у предпринимателя есть наёмные работники, ему придется хранить еще и документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты.

Сколько хранить

Хранить первичные документы нужно 1095 дней со дня предоставления отчётной декларации, при составлении которой они использовались (п. 44.3 НКУ). Зарплатные документы хранить нужно дольше, перечень и сроки хранения установлены приказом Минюста № 578/5.

При прекращении предпринимательской деятельности все первичные документы за 3 года, предшествовавших дате ликвидации, необходимо передать в архив.

При утере первичных документов необходимо в течение 5 дней письменно уведомить об этом налоговую, в которой предприниматель стоит на учёте. Закон отводит 90 дней на восстановление документов и предоставление их в фискальную службу.

Штрафы

Нужно быть готовым предоставить первичные документы, подтверждающие получение дохода, если этого потребуют налоговики. Если первичные документы не храните, приготовьтесь уплатить штраф: 510 гривен — при первом нарушении и 1020 гривен — если штраф за такое нарушение уже применялся в течение года (п. 121.1 НКУ).

Помимо этого, придётся уплатить административный штраф: от 51 до 136 гривен — за первое нарушение и от 85 до 136 гривен — если за такое нарушение на протяжении года уже применялся штраф (ст. 164КоАП).

За невыписанный чек (квитанцию) придётся уплатить штраф в 5-кратном размере от суммы чека. И вот почему.

Вся наличность, поступающая в кассы, должна оприходоваться в полном объёме в день получения (п. 2.6 Положения № 637). Для предпринимателя оприходование наличных означает, что суммы фактических наличных поступлений должны быть зафиксированы в книге учёта доходов (п. 1.2 Положения № 637). Отсутствие в книге записи, подтверждённой первичными документами, приравнивается к неоприходованию наличности.

Если предприниматель хранит книгу учёта доходов не по месту фактического осуществления деятельности либо ведёт деятельность территориально в разных местах, ему следует обеспечить оперативное получение первичных документов, чтобы своевременно отражать доходы в книге учёта доходов.

За неоприходование, неполное и/или несвоевременное оприходование наличных денег в кассе нагалается штраф в 5-кратном размере неоприходованной суммы (абз. 3 ст. 1 Указа № 436).

Список использованных нормативно-правовых актов

  1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

  2. КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 № 8073-X.

  3. Указ № 436 — Указ «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 № 436/95.

  4. Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утверждённое постановлением НБУ от 15.12.2004 № 637.

  5. Приказ Минюста № 578/5 — приказ Минюста «Об утверждении Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов» от 12.04.2012  № 578/5.

Прикреплённые файлы

Задайте вопрос по статье

Наши эксперты отвечают только на вопросы пользователей «Смарт Бухгалтерии» — онлайн-сервиса для ведения учёта и подачи отчётности.
Smart ru vert