Javascript в вашем браузере отключен. Как включить Javascript

Виды и особенности первичных документов

10 июля 2015

Покупку и возврат товаров, предоставление услуг или выполнение работ нужно сопровождать первичными документами: счетами, актами, накладными, договорами. Составлять их можно в письменной или электронной форме.

Документальное сопровождение сделок

Перечень документов, сопровождающих ту или иную сделку, может меняться в зависимости от её особенностей. Чаще всего документальное сопровождение сделки выглядит так:

  • заключается договор с покупателем (возможно составление одного договора на несколько сделок);

  • выставляется счёт на оплату;

  • если счёт оплачен наличными, поставщик (исполнитель) выдаёт покупателю кассовый или товарный чек, если оплата внесена на расчётный счёт — подтверждением оплаты будет служить банковская выписка;

  • при отгрузке товара поставщик выдаёт покупателю накладную;

  • если сделка касается предоставления услуг (выполнения работ), после её завершения исполнитель выдает заказчику акт предоставленных услуг/выполненных работ;

  • возвратные документы — возвратная накладная или акт несоответствия — оформляются, если покупатель/клиент имеет претензии к качеству отгруженного товара или предоставленной услуги и хочет вернуть уплаченные ранее деньги или некачественный товар.

Юридическую силу эти документы имеют только в случае фактического (реального) осуществления хозяйственной операции (Письмо ВАСУ № 742) — товар отгружен/работы выполнены, оплата получена.

Виды первичных документов

Остановимся на упомянутых первичных документах подробнее.

  1. Договор. В нём устанавливаются права и обязанности сторон, условия, сроки и стоимость сделки/сделок. Изменения и дополнительные условия прописываются в дополнительном соглашении или спецификации.

    Договор может быть первичным документом, если, помимо определения порядка действий сторон, в нём зафиксирован и факт осуществления хозяйственной операции. Например, в договоре на аренду прописано, что в момент подписания договора осуществляется передача объекта аренды от арендодателя арендатору.

  2. Счёт (счёт-фактура). Счёт выставляет поставщик (исполнитель). В нём указывают тип товара или услуги, количество позиций, цену и итоговую сумму, которую должен заплатить покупатель. Счёт носит информационный характер и по своему назначению не соответствует признакам первичного документа, поскольку в нём не фиксируется какая-либо хозяйственная операция. Типовой формы счёта-фактуры нет (Письмо Минфина № 31-34000-20).

  3. Чек. При покупке товара (работы, услуги) за наличные поставщик (исполнитель) выдает клиенту чек. Если используется фискализированный кассовый аппарат, покупателю достаточно выдать кассовый чек. Если РРО не используется, выписывается товарный чек, также можно выдавать документ строгой отчётности (квитанцию, проездной документ, талон, абонемент и т. п.).

  4. Банковская выписка. При безналичных расчётах у клиента остаётся выписка с расчётного счёта, заверенная его банком и подтверждающая оплату. Банковская выписка показывает движение средств на счёте и подтверждает получение дохода и у поставщика (исполнителя). Чтобы подтвердить данные в книге учёта доходов по безналичным поступлениями, ФЛП достаточно взять выписку по счёту из банка.

  5. При поставке товаров (работ, услуг) первичными документами, подтверждающими факт передачи предмета договора, могут быть расходная накладная на товар или акт сдачи-приёмки выполненных работ (предоставленных услуг).

  6. Накладная. Договор о поставке товаров сопровождается накладной. Накладная подтверждает продажу и передачу товаров. В ней содержится перечень наименований товарных позиций, их количество и стоимость, указывается место составления и подписи сторон.

  7. При возврате некачественного или нереализованного товара поставщику составляется возвратная накладная.

  8. Акт. Факт предоставления услуги или выполнения работы по договору подтверждается актом (о предоставлении услуг, выполнении работ). Он подписывается заказчиком и исполнителем. В акте указывается перечень выполненных работ (предоставленных услуг), единица измерения, что всё выполнено должным образом, оплачено и заказчик не имеет претензий по качеству, место и дата фактического выполнения (предоставления).

  9. Если заказчик не доволен качеством выполненных работ (предоставленных услуг) и может аргументировать своё недовольство, он вправе потребовать, чтобы такие работы были переделаны, или вернуть ранее уплаченные им деньги. Для этого составляется акт несоответствия.

Формы документов

В зависимости от типа операций используются разные формы первичных документов:

  • бланки строгого учёта (изготавливаются типографским способом по образцам типовых или специализированных форм);

  • не являющиеся бланками строгого учёта (типовые и специализированные формы, в которых допускается включение дополнительных реквизитов);

  • самостоятельно разработанные формы с обязательными реквизитами первичного документа.

Другие первичные документы

Документы, сопровождающие хозяйственные операции, — это, конечно же, не все первичные документы. К первичным документам также относятся:

  • кассовые документы (кассовая книга, приходный и расходный кассовые ордера. Составляются с соблюдением требований Положения № 637);

  • документы по учёту основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов (формы расчёта амортизации основных средств, инвентарная карточка учёта основных средств и пр., типовые формы утверждены Приказами Минстата № 352,№ 145, № 193);

  • автотранспортная документация (товарно-транспортные накладные, путевые листы и др.);

  • документы по учёту рабочего времени и оплате труда (табель учёта рабочего времени, расчётная ведомость и пр., типовые формы этих документов утверждены Приказом Госкомстата № 489).

Особенности хранения

Первичные документы (накладные, чеки, квитанции, акты, учётные регистры, зарплатные ведомости, расчёты, справки пр.) должны храниться в распечатанном виде в течение установленного срока, затем уничтожаться или передаваться в архив.

Первичные документы и учётные регистры можно составить в бумажном или электронном виде с наложением электронной цифровой подписи (п.п. 2.1, 2.12 Положения № 88, ЗУ«Об ЭЦП»). Но по требованию контрагентов, контролирующих или судебных органов СПД обязан за свой счёт сделать копии таких документов в бумажном виде.

Первичные документы, которые передаются покупателям и заказчикам, а также некоторые документы для внутреннего пользования необходимо распечатывать. Такими документами могут быть акты на списание товарно-материальных ценностей и основных средств, подписанные членами комиссии и утверждённые руководителем предприятия, платёжные ведомости, расходные и приходные кассовые ордера и т. д.

Предприниматели и юридические лица, которые занимаются операциями приёма и выдачи денег, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и пр., должны требовать от контрагентов, выполняющих эти операции, предоставить копии оригиналов первичных документов, в которых содержатся данные о хозяйственной операции.

Список использованных нормативно-правовых актов

  1. ЗУ «Об ЭЦП» — Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 № 852-IV.

  2. Приказ Госкомстата № 489 — приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учётной документации по статистике труда» от 05.12.2008 № 489.

  3. Приказ Минстата № 352 — приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учёта» от 29.12.95 № 352.

  4. Приказ Минстата № 145 — приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичных учётных документов по учёту малоценных и быстроизнашивающихся предметов» от 22.05.1996 № 145. 

  5. Приказ Минстата № 193 — приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичных учётных документов по учёту сырья и материалов» от 21.06.1996 № 193.

  6. Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте, утверждённое приказом Минфина от 24.05.1995 № 88.

  7. Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утверждённое постановлением НБУ от 15.12.2004 № 637.

  8. Письмо ВАСУ № 742 — письмо ВАСУ «Об одинаковом применении административными судами отдельных предписаний Налогового кодекса Украины и Кодекса административного судопроизводства Украины» от 02.06.2011 № 742/11/13-11.

  9. Письмо Минфина № 31-34000-20 — письмо Минфина «О документальном оформлении операций по выполнению работ и/или предоставлению услуг» от 09.07.2007 № 31-34000-20/23-4579/4800.

Прикреплённые файлы

Задайте вопрос по статье

Наши эксперты отвечают только на вопросы пользователей «Смарт Бухгалтерии» — онлайн-сервиса для ведения учёта и подачи отчётности.
Smart ru vert