Javascript в вашем браузере отключен. Как включить Javascript

Порядок заполнения формы № 1ДФ

1 января

Предприниматели, юридические и самозанятые лица, которые начисляют или выплачивают доход физическим лицам, являются налоговыми агентами. Они обязаны начислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ от имени и за счёт физлица с выплаченных ему доходов, а также подать отчётность по этому налогу (п. 14.1.180 НКУ).

Такой отчётностью является Налоговый расчёт сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ, утверждённая Приказом № 4 в соответствии с пп. «б» п. 176.2 НКУ).

Расчёт подаётся, если в течение отчётного периода начисляли доходы, независимо от того, выплачивались ли они.

Если у налогового агента нет наёмных лиц, доход в отчётном квартале в пользу физлиц он не начислял и не выплачивал, налоговый расчёт не подают.

Сроки подачи 

Подают форму № 1ДФ ежеквартально в течение 40 календарных дней, следующих за последним днём отчётного квартала. Отдельный налоговый расчёт за календарный год не сдают. Если предельная дата подачи отчёта — выходной или праздничный день, то его можно подать на следующий после него рабочий день (п. 2.1 Порядка № 4).

Порядок подачи

Форму № 1ДФ подают в ГНИ по местонахождению юрлица или по налоговому адресу (месту регистрации/прописки) предпринимателя или самозанятого лица одним из способов:

  • в электронном виде. Для этого понадобятся ключи ЭЦП;

  • на бумаге вместе с электронной формой на флешке или диске;

  • только в бумажной форме, если в нём не больше 10 строк.

Налоговый расчёт в бумажной форме нужно сдать в двух экземплярах. Один из них возвращают с подписью ответственного лица ГНИ и штампом, проставленным при обязательной регистрации расчёта в налоговой. 

Подавать ксерокопию отчёта нельзя.

Правила заполнения

Бумажный отчёт заполняют на компьютере или вручную печатными буквами без помарок, зачёркиваний, исправлений и уточнений, страницы нумеруют, количество листов не ограничивается. В незаполненных полях информационной строки проставляется прочерк (п. 2.3 Порядка № 4).

Форма № 1ДФ состоит из общей части (реквизитов) и двух разделов: раздела I «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку» и раздела II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір».

Общая информация (реквизиты)

Указывают налоговый номер того, кто начисляет, удерживает и платит налог в бюджет:

  • юрлица — код ЕГРПОУ;

  • ФЛП — РНУКПН (ранее — ИНН) или серию и номер паспорта, если он отказался от регистрационного номера.

Данные в этот реквизит вносят слева направо. Если знаков меньше десяти, то пустыми оставляют две последних ячейки.

Ниже отмечают тип налогового агента — «Юридична особа» или «Самозайнята фізична особа» (к ним относятся и ФЛП).

В реквизите «Стор.» указывают номер страницы отчёта начиная с первой. Цифры вносят справа налево.

Тип отчёта — ставим отметку в зависимости от того, какой отчёт подаётся: 

  • «Звітний» — подают за отчётный квартал;

  • «Звітний новий» — до истечения срока подачи с исправленными самостоятельно выявленными ошибками;

  • «Уточнюючий» — если обнаружили ошибки в представленном отчёте после окончания срока подачи.

После названия формы указывают полное наименование ЮЛ или ФИО физлица-предпринимателя полностью.

Налоговый адрес юридического лица или самозанятого физического лица: 

  • юрлица отражают местонахождение, которое значится в едином госреестре;

  • физлица — место регистрации/прописки (место проживания, по которому состоит на учёте в ГНИ) (ст. 45 НКУ).

Наименование контролирующего органа — указывают ГНИ, в которую подают отчёт и где зарегистрирован налоговый агент.

Отчётный период — отмечается арабскими цифрами порядковый номер квартала и год, за который подаётся отчёт.

«Працювало за трудовими договорами (контрактами)» — указывают общее количество работников, которые работали в отчётном квартале по трудовому договору. Здесь же учитывают внешних совместителей. Например: в октябре 2015 года работало 12 человек, в ноябре 1 уволился, 2 принято. Всего за квартал работало 12 + 2 = 14 человек.

«Працювало за цивільно-правовими договорами» — учитывают только гражданско-правовые договоры с физлицами на выполнение работ или предоставление услуг. ФЛП и физлиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, не учитывают.

«Порція» — если штатная численность работников до 1000 человек, отчёт подаётся одной порцией единым документом на всех работающих с обязательным указанием их налоговых номеров или серии и номера паспорта (для физлица, имеющего в паспорте отметку об отказе от ИНН). Если штатная численность работников больше 1000 человек, возможно представить отчёт несколькими порциями, каждая из которых является отдельным налоговым расчётом со своим номером порции. По умолчанию проставляем № порции «1».

«Кількість рядків (розділ І)» — записывают общее количество строк раздела І. Строки заполняют по каждому виду дохода и для каждого вида налоговой социальной льготы, которую применяли в отчётном периоде для каждого физлица.

«Кількість фізичних осіб (розділ І)» — отражают общее количество физлиц, которым начисляли (выплачивали) доходы. Соответствует количеству указанных РНУКПН. Если на одно физлицо заполнено несколько строк, то его учитывают как единицу.

«Кількість сторінок» — указывают, на скольких печатных альбомных страницах формата А4 составлена форма № 1ДФ.

Ниже руководитель юридического лица/главный бухгалтер/самозанятое физическое лицо указывают РНУКПН или серию и номер паспорта, ФИО, телефон и ставят подпись. Предприниматели без наёмных работников и без бухгалтера заполняют только свои персональные данные в строке «Самозайнята фізична особа», в двух других строках — прочерки.

Дальше ставят дату, когда отчёт подан.

Заполнение раздела І

В разделе I отражают начисленные доходы, удержанный и уплаченный в бюджет НДФЛ по каждому физлицу отдельно с указанием его персональных данных.

Номер графы  Название реквизита  Порядок заполнения Примечания
1  № з/п Порядковый номер строки, которая заполняется

Если физлицо в отчётном периоде получало:

  • один вид дохода и один вид НСЛ, на него заполняется одна строка;

  • несколько видов доходов или разные виды НСЛ — заполняют несколько строк 

2 Податковий номер або серія та номер паспорта 

Указывают РНУКПН (ранее — ИНН) физлица либо серию и номер паспорта, если есть отметка об уплате налогов по паспорту. Отметка должна быть датирована после 01.01.2011, иначе фискальные органы могут признать, что данные в форме указаны неправильно, и применить штраф 510 гривен (1020 гривен за повторное нарушение) (консультация в ЗІР, подкатегория 119.10)

Если одному физлицу выплачивается несколько видов дохода в течение квартала или к нему применялись различные виды НСЛ, то РНУКПН или серию и номер паспорта заполняют в каждой строке

3а  Сума нарахованого доходу (грн, коп.)

Отражают доход отдельно по каждому признаку дохода, начисленный за отчётный квартал, без вычета НДФЛ, ЕСВ (с 01.01.2016 не удерживается), военного сбора и НСЛ (при наличии) независимо от того, выплатили такой доход или нет 

Если доход предпринимателю начисляется и выплачивается в разных кварталах, то графы 3а и 3 заполняются по фактическим выплатам и начислениям в разных кварталах. Если предпринимателю при расторжении договора возвращают предоплату, которую отразили в отчёте за предыдущий квартал, то в отчёте за следующий налоговый период, в котором произошёл возврат, указывают сумму возврата с отрицательным значением (консультация в ЗІР, ​подкатегория 103.25)

3 Сума виплаченого доходу (грн, коп.) Отражается сумма фактически выплаченного дохода за квартал без вычета НДФЛ, ЕСВ (с 01.01.2016 не удерживается), военного сбора и НСЛ (при наличии)

Зарплату, которую выплачивают в установленные ст. 115 КЗоТ сроки в следующем месяце квартала, нужно отразить в отчёте за квартал, за который начислили выплаченный доход

4а  Сума утриманого податку (грн, коп.) нарахованого

Отражают сумму НДФЛ, который начислен к удержанию с дохода, указанного в графе 3а 

Если НДФЛ уплачивается из зарплаты в следующем месяце после месяца начисления, то отражают его в отчёте за тот период, за который он начислен

4

Сума утриманого податку (грн, коп.) перерахованого Отражается фактическая сумма налога, перечисленного в бюджет

Если налог начислили, но в срок не уплатили, это нарушение законодательства. 

Сумму переплаты налога указывать в отчёте не нужно. 

НДФЛ можно перечислять в бюджет без выплаты зарплаты, т. к. он подлежит перечислению в 30-дневный срок после месяца, за который начислен (пп. 168.1.5 НКУ). Но если зарплата выплачивается несвоевременно (в следующем квартале), то фактически уплаченный налог отражается в отчёте за тот квартал, когда выплатили зарплату (консультация в ЗІР, подкатегория 103.25)

Ознака доходу

Указывают признак дохода согласно справочнику признаков доходов, приведённому в приложении к Порядку № 4 

В графе отражают все виды доходов независимо от того, подлежат они обложению НДФЛ или нет.

Если физлицо получило доход с разными признаками, для него заполняют несколько строк по каждому виду дохода с обязательным заполнением графы 2

6 Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)

Заполняется только на тех физлиц, которые приняты на работу в отчётном квартале 

Для физлиц, которые не меняли место работы в отчётном квартале, в графах 6 и 7 ставится прочерк. 

Если физлицо неоднократно приняли на работу и уволили в отчётном квартале, по нему нужно заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении места работы встречается в отчётном квартале. Например:

  • приём и увольнение — указывают одной строкой в любом порядке, независимо от дат; 

  • приём, увольнение, приём — события отражаются в хронологическом порядке в две строки: в одной — приём и увольнение, в другой — приём;

  • увольнение, приём, увольнение — две строки: в одной увольнение, в другой — приём и увольнение  

7 Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр) Заполняется только на тех физлиц, которые были уволены в отчётном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде зарплаты. Проставляется дата (число, порядковый номер месяца, год) увольнения
8  Ознака подат. соц. пільги Указывают признак НСЛ согласно справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведённому в приложении к Порядку № 4

Графа заполняется только для физлиц, которые работают по трудовому договору и имели льготы по НДФЛ в отчётном периоде. Если льгот не было, проставляем прочерк.

Допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода, если у физлица несколько признаков льгот по такому признаку дохода (есть различные НСЛ в каждом из трёх месяцев квартала) 

9 Ознака (0, 1) «0» означает введение новой строки, «1» — исключение строки 

Заполняется в формах «Звітний новий» или «Уточнюючий» для корректировки данных отчёта.

Если надо заменить одни данные на другие, то указывают всю ранее заполненную неправильно строку с признаком «1» и следующую — с правильными данными с признаком «0»

Заполнение раздела ІІ

В разделе II отражают общие суммы начисленных и выплаченных (перечисленных) доходов в виде процентов, выигрышей (призов) в лотерею, НДФЛ с таких доходов и военного сбора. Сведения о физлице, которому их начисляют, не указывают.

Название реквизита  Порядок заполнения
Оподаткування процентів/Оподаткування виграшів (призів) у лотерею

Отражают общую сумму:

  • дохода, начисленного, выплаченного в виде процентов/выигрышей (призов) в лотерею;

  • общую сумму начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ с таких доходов. 

Строки заполняют, например, банки, кредитные союзы, учреждения по организации, проведению азартных игр, лотерей, пари. Но так как единщикам 1–3-й групп запрещена деятельность в сфере финансового посредничества и по организации, проведению азартных игр, лотерей (кроме распространения лотерей), пари (букмекерское пари, пари тотализатора), эту строку они не заполняют

Оподаткування процентів/Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення Предназначена для исправления ошибок. Заполняют для «Звітного нового» и «Уточнюючого» расчётов. Чтобы исправить ошибку, надо исключить всю строку с неправильными данными, а в строку «Оподаткування процентів»/«Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» внести правильные 
Військовий збір

Указывают общую сумму: 

  • начисленного дохода; 

  • выплаченного дохода;

  • удержанного и перечисленного в бюджет военного сбора.   

Начиная с отчётности за IV квартал 2015 года отражают общую сумму начисленного дохода (до этого её указывали без учёта выплат предпринимателям и самозанятым лицам, с которых не удерживается военный сбор). 

Доходы наёмных работников в неденежной форме (например, предоставление страховых полисов) включаются без применения «натурального» коэффициента, применяемого для расчёта НДФЛ (ст. 164.5 НКУ).

Переплаты по военному сбору не указывают

Військовий збір — виключення Предназначен для исправления ошибок. Заполняют для «Звітного нового» и «Уточнюючого» расчётов. Чтобы исправить ошибку, надо исключить всю строку с неправильными данными, а в строку «Військовий збір» внести правильные 

Исправление ошибок

Если срок подачи отчёта не истёк, то для исправления ошибок формируется расчёт с пометкой «Звітний новий». 

Чтобы исправить ошибку после окончания срока подачи отчётности, подают форму № 1ДФ с пометкой «Уточнюючий». Такой отчёт подаётся как за прошедший, так и за ранее минувшие периоды.

Ошибки в разделе I (в РНУКПН, суммах начисленного/выплаченного дохода и НДФЛ, признаках доходов, дат приёма/увольнения, признаках НСЛ) исправляют при помощи признаков из графы 9:

  • «0» — для включения правильной строки; 

  • «1» — для исключения неправильного строки.

Для исправления ошибок, допущенных в разделе II, которые касаются сумм начисленного/выплаченного дохода в виде процентов, выигрышей (призов) в лотерею и дохода, с которого удерживается военный сбор, используют строки со словом «виключення». Например, чтобы исключить ошибочную строку из поданной раньше формы № 1ДФ, которая уточняется, в строку «Військовий збір — виключення» переносят неправильные данные, а в строку «Військовий збір» записывают правильные.

Штрафы

За то, что расчёт по форме № 1ДФ не представлен, подан несвоевременно, не в полном объёме, с недостоверными данными или ошибками, если они привели к уменьшению, увеличению налоговых обязательств налогоплательщика, изменению налогоплательщика, предусмотрен штраф в размере 510 гривен. Те же нарушения на протяжении года, в котором был применён штраф, влекут за собой штраф уже в размере 1020 гривен (п. 119.2 НКУ, консультация в ЗІР, подкатегория 103.26). 

Кроме того, за нарушение порядка удержания и перечисления НДФЛ при выплате физлицу доходов и представления сведений о выплаченных доходах налагают штраф на должностных лиц предприятий и на предпринимателей — от 34 до 51 гривны. При повторном нарушении в течение года, за которое уже применялась админответственность, — от 51 до 85 гривен (ст. 163КоАП).

Если после представления формы № 1ДФ за отчётный период подают расчёт «Звітний новий» до окончания срока его подачи с исправлениями за этот же отчётный период или подают в следующих налоговых периодах «Уточнюючий» отчёт из-за того, что проводили перерасчёт НДФЛ (п. 169.4 НКУ), то штрафы по п. 50.1 НКУ не применяются.

Список использованных нормативно-правовых актов

  1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

  2. КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 № 8073-X.

  3. Приказ № 4 — приказ Минфина «Об утверждении формы Налогового расчёта сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога (форма № 1ДФ) и Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчёта сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога» от 13.01.2015 № 4.

  4. Порядок № 4 — Порядок заполнения и представление налоговыми агентами Налогового расчёта сумм дохода, начисленного (оплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога, утверждённый приказом Минфина от 13.01.2015 № 4

Прикреплённые файлы

Задайте вопрос по статье

Наши эксперты отвечают только на вопросы пользователей «Смарт Бухгалтерии» — онлайн-сервиса для ведения учёта и подачи отчётности.
Smart ru vert