Javascript в вашем браузере отключен. Как включить Javascript

Как заполнять карточку сотрудника

8 июля 2016

Для ведения кадрового учёта в «Смарт Бухгалтерии» нужно заполнить карточку на каждого наёмного работника. В будущем его данные будут попадать в отчётность.

Чтобы создать новую карточку, в разделе «Сотрудники» нажмите на правой боковой панели «Добавить сотрудника».

Форму мы рекоменуем заполнять на украинском языке, чтобы информация корректно отражалась в отчётности. Указать надо такие данные:

  • Фамилию, имя и отчество. Если работник — нерезидент, указывайте только фамилию и имя.

  • Регистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее — ИНН). Эти данные обязательны для заполнения. Если сотрудник отказался от получения РНУКПН, поставьте отметку «отсутствует», тогда обязательным станет внесение паспортных данных.

  • Дату рождения.

  • Пол.

  • Паспортные данные: серию, номер паспорта, кем и когда выдан. Если вы указали, что РНУКПН у работника нет, это поле нужно заполнить обязательно.

  • Если сотрудник — не гражданин Украины, отметьте «Нерезидент» после названия блока «Паспортные данные». Заполните появившиеся поля:

    • страну гражданства;

    • данные паспорта.

Иностранный гражданин, который работает в Украине, обязан иметь налоговый номер. Поэтому, если вы указали, что сотрудник — нерезидент, отметку об отсутствии ИНН проставить нельзя, и наоборот: если отметили, что нет налогового номера, блокируется возможность выбрать значение «Нерезидент».

  • Фото. Будет отражаться в списке сотрудников вместе с ФИО, налоговым номером и контактной информацией.

  • Контактные данные работника для связи: телефон, электронную почту, адрес в Skype.

Нажмите «Сохранить». Если не хотите сохранять карточку, выберите «отменить».

Данные работника можно редактировать.

Также из превью карточки можно скачать бланки документов по трудовым отношениям: уведомление о приёме работника на работу, приказ (распоряжение) о приёме на работу (форма П-1), приказ о прекращении трудового договора (форма П-4), заявление о применении налоговой социальной льготы. Для этого на правой боковой панели нажмите «Скачать бланк» и выберите из выпадающего списка нужный документ.

Трудовые отношения

В этом блоке заполняется вся важная информация, необходимая как для заполнения отчётности, так и для ведения учёта трудовых отношений.  

«Дата приёма» — это дата, зафиксированная в трудовом договоре, её обязательно надо указывать в налоговом учёте. В дальнейшем она будет попадать в отчёт. Можно указать дату на будущее, если вы точно знаете, что именно в этот день работник приступит к работе.

«З/п налогооблагаемая»  — здесь вы указываете сумму оклада, на которую принят работник. То есть до вычета из неё налогов и сборов. Эта сумма носит справочный характер и не попадает в отчётность.

«Управленческие выплаты» — сюда вы можете вписывать любые выплаты работнику в рамках управленческого учёта, которые, соответственно, не отражаются в отчётности.

У одного работника могут быть заполнены данные как по зарплате налогооблагаемой, так и по управленческим выплатам одновременно.

Если работник — внешний или внутренний совместитель, укажите это . Такая информация важна для отчёта Д4.

Количество рабочих ставок система проставляет по умолчанию, но вы можете отредактировать это значение.

«Должность»  — здесь нужно указать название должности, на которую принят работник, в соответствии с классификатором профессий ДК 003:2010.

«Выполняемая роль» — выберите нужное значение: «бухгалтер» или «кассир», у юрлиц также «директор». Одну роль может выполнять только один работник. То есть вы не можете отметить в карточках двух работников роль «бухгалтер» — система подскажет, что у вас в списке уже есть работник с такой ролью, и предложит заменить его.

«Уволить с занимаемой должности» — при нажатии на ссылку разворачивается блок, где указывается соответствующая информация.

Информация об увольнении

«Дата увольнения» и статья Трудового кодекса, по которой уволен работник, обязательны для заполнения, если вносите информацию о сотруднике в рамках налогового учёта.

«Комментарий» — здесь вы можете оставить запись для себя о причинах увольнения работника, в нескольких словах описать его квалификацию.

Выбирается статья из выпадающего списка.

Льготы

Этот блок заполняется, если у работника есть право на налоговую социальную льготу  или он имеет статус инвалида ②.

Нажмите «Добавить новые условия по НСЛ», чтобы внести информацию по льготе.

Выберите вид льготы. Какие категории работников имеют право на налоговую социальную льготу, можно почитать в статье. Обратите внимание, в один период может дейстовать только одна НСЛ.

Если есть скан заявления работника на применение НСЛ, добавьте его.

В случае если работник — инвалид, прикрепите документ, подтверждающий инвалидность, это заключение МСЭК.

Укажите срок действия удостоверения инвалида.

Фильтры

Для удобства при работе со списком сотрудников воспользуйтесь фильтрами и поиском.

  • По фильтрам можно искать работающих и уволенных сотрудников .

  • Также можно фильтровать по видам учёта : налоговому (з/п налогооблагаемая), управленческому, искать тех, у кого указаны оба вида учёта или не отмечен ни один.

  • Поиск работников происходит по фамилии, имени, отчеству и ИНН .

Прикреплённые файлы

Задайте вопрос по статье

Наши эксперты отвечают только на вопросы пользователей «Смарт Бухгалтерии» — онлайн-сервиса для ведения учёта и подачи отчётности.
Smart ru vert