Javascript в вашем браузере отключен. Как включить Javascript

Заполнение отчёта Д4

Ежемесячно все работодатели, как предприниматели, так и юрлица, обязаны подавать отчётность по ЕСВ, который начисляют при выплате доходов наёмным работникам.

В отчёте отражают данные по работникам, которые:

  • наняты по трудовому договору (контракту);

  • работают по гражданско-правовому договору. Исключение — ГПД с предпринимателями, которые предоставляют услуги в соответствии с зарегистрированными видами деятельности.

Форма отчёта — Д4 «Отчёт о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в фискальные органы», утверждённая Приказом Минфина № 435. Последние изменения в неё внесли Приказом Минфина № 813, обновлённая форма Д4 подаётся начиная с отчёта за ноябрь 2016 года (письмо ГФС № 35758).

Сроки подачи

Отчёт подают в течение 20 календарных дней, следующих за последним днём отчётного месяца (п. 1 разд. III Порядка № 435).

Если последний день подачи — выходной, праздничный или нерабочий день, сдать отчёт можно в первый после него рабочий день.

Порядок подачи

Есть несколько способов подать отчётность по ЕСВ:

  • в электронной форме с использованием ЭЦП через центр обработки электронных отчётов, не позднее окончания последнего часа дня предельного срока представления отчёта. Лучше не откладывать эту процедуру на последний момент. Подтверждением принятия отчёта налоговой является квитанция № 2. Если налоговая получит ваш электронный отчёт до 16 часов, в течение двух часов вам будет отправлена квитанция № 2 о принятии или непринятии отчёта. В прочих случаях квитанцию вы получите в течение первых двух часов следующего рабочего дня (разд. ІІІ п. 4 Инструкции № 233);

  • в бумажном виде, с подписью руководителя и печатью (при наличии), вместе с электронной формой, которая должна быть идентична бумажной;

  • только в бумажном виде, без копии на электронном носителе, если количество застрахованных лиц, указанных в отчёте, не более 5. В этом случае отчёт можно отправить по почте с уведомлением о вручении и описью вложения не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока представления отчёта.

Не подают отчёт за наёмных работников:

  1. ФЛП и юрлица, которые не используют труд работников по трудовому договору (контракту) или на других условиях.

  2. Работодатели, которые находились на учёте в контролирующих органах или их местонахождение (местожительство) было на территории АР Крым или Севастополя на начало, во время и после временной оккупации (пп. 1 п. 12.3 ст. 12 разд. II ЗУ № 1636-VII).

Правила заполнения

Отчёт Д4 можно заполнить с помощью специальных программ в электронном виде, а бумажную форму — вручную. Мы рассмотрим, как заполняется отчёт по ЕСВ в бумажном виде:

  1. Его заполняют на украинском языке в печатном виде или шариковой ручкой синими/чёрными чернилами печатными буквами. Помарки и исправления не допускаются.

  2. В строках без данных проставляют прочерки (п. 2 разд. II Порядка № 435).

  3. В поля, состоящие из клеточек, символы вписывают не выходя за пределы клеточек. Такие символы, как точка, апостроф, запятая, дефис и т. п., нужно проставлять в отдельных клеточках;

  4. Денежные суммы в таблицах отчёта по ЕСВ заполняют в гривнах с копейками.

Отчёт по ЕСВ должен содержать обязательные реквизиты (п. 6 разд. II Порядка № 435). Если он составлен с нарушениями, в т. ч. без обязательных реквизитов, и подан не в полном объёме — без всех необходимых таблиц, он не считается отчётом и расценивается как не поданный.

За предыдущие периоды до 2016 года, за которые не предоставляли отчёта, нужно подавать форму Д4, действовавшую с 1 мая 2015 года.

Из чего состоит отчёт

Отчёт по ЕСВ по форме Д4 состоит из титульного листа, содержащего основные данные о работодателе, и 9 таблиц. Но большинство работодателей должны заполнять только титульный лист и четыре таблицы:

  • Таблицу 1. Начисление единого взноса (начиная с отчёта за ноябрь 2016 г. нужно подавать Таблицу 1 по новой форме);

  • Таблицу 5. Сведения о трудовых отношениях застрахованных лиц;

  • Таблицу 6. Сведения о начислении заработной платы (дохода) застрахованным лицам;

  • Таблицу 7. Наличие оснований для учёта стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством.

При этом таблицы 1 и 6 подают все работодатели, а вот таблицы 5 и 7 заполняются в отдельных случаях.

Другие таблицы подают:

  • 2 и 8 — районные (городские) управления труда и соцзащиты населения;

  • 3 и 9 — страхователи, начисляющие и уплачивающие взносы за лиц, которые проходят срочную и альтернативную военную службу;

  • 4 — страхователи, начисляющие и уплачивающие взносы за военнослужащих.

Заполнение отчёта

На титульном листе указывают основные сведения о страхователе-работодателе и проставляют отметку о подаче соответствующей таблицы.

Есть перечень реквизитов, которые одинаково заполняются во всех таблицах отчёта и на титульном листе, к примеру месяц (две цифры) и год (четыре цифры), за который подаётся отчёт.

Тип формы — поле, обязательное для заполнения. В нём ставят отметку:

  • в клетке «початкова», если отчёт подают за этот месяц впервые или после исправления ошибок подают правильные данные;

  • «скасовуюча» — если в «початковому» отчёте были указаны неправильные данные и их надо отменить;

  • «додаткова» — если страхователь не указал данные о застрахованном лице. Такой тип можно выбрать только для таблиц 5 и 7.

Далее указывают регистрационные данные страхователя:

  • РНУКПН (ранее — ИНН) — 10-значный налоговый номер;

  •  серию и номер паспорта физлица — если предприниматель отказался от ИНН;

  • ЕГРПОУ юрлица — 8-разрядный номер, заполняется слева направо, две последних ячейки не заполняются.

ФИО предпринимателя или наименование ЮЛ, местонахождение (место жительства у предпринимателя) — согласно регистрационным документам, телефон.

Код территориального фискального органа, в который подаётся отчёт, где страхователь зарегистрирован как плательщик. Этот 4-значный номер можно узнать в своей налоговой или на сайте ГФС.

На титульном листе напротив таблиц, которые подаются, проставляют отметки.

Если таблица не подаётся в составе отчёта, то напротив неё в перечне проставляют прочерки.

После таблицы указывают данные руководителя:

  • для ЮЛ — 10-разрядный РНУКПН, подпись и ФИО руководителя предприятия;

  • для ФЛП — его РНУКПН, подпись и ФИО.

Затем — данные главного бухгалтера, при наличии этой должности у предпринимателя или ЮЛ указывается 10-разрядный РНУКПН, подпись и ФИО бухгалтера.

Реквизиты на отрывной части титульного листа заполняет сотрудник ГФС при приёме отчёта. Также он заполняет расписку, отрезает её, заверяет штампом «Получено» и возвращает страхователю.

Титульный лист и все листы таблиц отчёта заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера (если эта должность есть) и удостоверяют печатью страхователя (при наличии). Все листы отчёта складывают по порядку, скрепляют и нумеруют.

Исправление ошибок

В первую очередь надо определить период, за который исправляются ошибки в отчёте по ЕСВ.

Исправление ошибок до окончания срока подачи отчёта.

Надо повторно сформировать и подать отчёт в фискальный орган. Действующим будет считаться последний отчёт, поданный до завершения срока подачи отчётности (до 20-го числа месяца, следующего за отчётным).​

Если подать до окончания срока представления отчёта только отдельные таблицы за текущий отчётный период со статусом «скасовуюча», «додаткова», такой отчёт будут считать не предоставленным (п. 1 разд. V Порядка № 435).

Если отчёт за предыдущий отчётный период не подавался вовсе, суммы начисленного работникам ЕСВ за этот период в текущем отчётном месяце не отражают, а подают отчёт за текущий период и отдельно — за предыдущий (п. 3 разд. V Порядка № 435).

Ошибки в отчётах за прошлые отчётные периоды.

В первую очередь следует определить тип ошибки — денежная или данных работника.

Если после окончания отчётного периода и срока сдачи отчёта самостоятельно выявлена ошибка, которая не затрагивает денежные показатели, страхователь подаёт:

  • «скасовуючий» отчёт — отменяющий документ с ошибочными сведениями: отчёт по форме Д4 (титульный лист и соответствующие таблицы) за период, в котором выявлена ошибка, на одного или нескольких застрахованных лиц. И если неправильные данные нужно заменить на правильные, то также подаётся документ со статусом «початковий» — с ошибочными сведениями, с титульным листом и соответствующими таблицами с правильными данными на одного или нескольких застрахованных лиц. При этом таблица 6 формы Д4 должна содержать данные по каждому застрахованному лицу отдельно, если, к примеру, исправляете ошибки в налоговых номерах двух физлиц;

  • «додатковий» отчёт — если работодатель не указал сведения о застрахованном лице в таблицах 5 или 7, он должен одновременно с отчётом за текущий период подать дополнительный отчёт (титульный лист и соответствующую таблицу) с нужными данными за предыдущий период (п. 4 разд. V Порядка № 435). Таким образом, если страхователь подаёт за один и тот же отчётный период таблицы со статусами «скасовуюча» и «додаткова», они подаются с отдельными титульными листами (как два отдельных документа).

Отчёт, составленный для исправления ошибок в персональных данных застрахованного лица, за предыдущие отчётные периоды, не должен содержать таблицу 1. Вносить изменения в суммы зарплаты (дохода) и в связи с этим в суммы ЕСВ за отчётный месяц при формировании отменяющих документов нельзя.

Если страхователь доначисляет (уменьшает) ЕСВ в связи с исправлением ошибки, допущенной в предыдущих периодах, то такая ошибка исправляется в таблицах 6 и 1, в отчёте за месяц, в котором выявлена ошибка, с указанием соответствующего кода типа начислений.

В таблице 6 на работника заполняют строку, в которой указывают: в графе 10 — код типа начисления 2–3, 6–9, в зависимости от допущенной ошибки; в графе 11 — месяц и год, за который исправляется ошибка, а в графах 17, 18, 20 и 21 — соответствующие суммы дохода и ЕСВ. Одновременно эти суммы отражают в строке 4 или 5 таблицы 1.

Штрафы

За неподачу, несвоевременную подачу отчётности, представление не по установленной форме налагается штраф в размере 170 гривен за каждое такое нарушение. Если оно повторяется на протяжении года, то штраф составит уже 1020 гривен (п. 7 ч. 11 ст. 25 ЗУ «О ЕСВ»).

Также должностные лица плательщиков ЕСВ несут административную ответственность за непредставление (несвоевременное представление) формы Д4 или отражение в ней недостоверных данных — штраф от 510 до 680 гривен, если нарушение выявлено впервые, и от 680 до 850 гривен при повторном нарушении, допущенном в течение года (ст. 165КоАП).

Список использованных нормативно-правовых актов

  1. КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 № 8073-X.

  2. ЗУ № 1636-VII — Закон Украины «О создании свободной экономической зоны «Крым» и об особенностях осуществления экономической деятельности на временно оккупированной территории Украины» от 12.08.2014 № 1636-VII.

  3. ЗУ «О ЕСВ» — Закон Украины «О сборе и учёте единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

  4. Приказ Минфина № 813 — приказ Минфина «О внесении изменений в некоторые приказы Министерства финансов Украины» от 07.09.2016 № 813.

  5. Письмо ГФС № 35758 — письмо ГФС «Об отчётности по единому взносу по новой форме» от 08.11.2016 № 35758/7/99-99-13-02-01-17.

  6. Порядок № 435 — Порядок формирования и представления страхователями отчёта относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утверждённый приказом Минфина от 14.04.2015 № 435.

  7. Инструкция № 233 — Инструкция по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утверждённая приказом ГНАУ от 10.04.2008 № 233.

Прикреплённые файлы

Задать вопрос