Javascript у вашому браузері вимкнено. Як підключити Javascript

Первинні документи підприємця

1 січня

Для фіскальної служби первинні документи є підтвердженням здійснення господарської операції підприємцем і свідченням того, що він не приховує доходів. На їх підставі заповнюється книга обліку доходів і формується податкова звітність.

Необхідність оформлення первинних документів

Податковий кодекс зобов’язує підприємців-єдинників вести облік доходів на підставі первинних документів (п. 44.1  ПКУ). Книги обліку доходів недостатньо для підтвердження даних податкової звітності: зазначена в книзі сума доходу не показує, за що та за яким видом діяльності було отримано гроші. А це важливо для підприємців 1–2-ї груп, котрі можуть отримувати дохід лише від видів діяльності, зареєстрованих у держреєстратора та внесених до реєстру платників  ЄП. Крім того, є види діяльності, які заборонено здійснювати на ЄП. Якщо від них отримано дохід, то  ФОП-єдиннику доведеться сплачувати єдиний податок за підвищеною ставкою і відмовитися від спрощеної системи.

Які документи потрібно зберігати

Підприємець зобов’язаний зберігати документи, які підтверджують, що він отримав оплату, відвантажив (передав) товар, надав послуги (виконав роботи), а також документи, що підтверджують витрати.

Документи, що підтверджують отримання доходу:

  1. Банківська виписка. Якщо оплату від покупця отримано на підприємницький розрахунковий рахунок, достатньо мати оригінал виписки про рух коштів на рахунку, щоб підтвердити такий дохід.

  2. Товарний чек на оплату товару. Якщо ви не зобов’язані використовувати касовий апарат, то при отриманні оплати за товар або послугу готівкою виписуйте товарний чек, один примірник потрібно віддати покупцю, другий — зберігати як підтвердження отримання оплати.

  3. Фіскальний звітний чек. Якщо ви використовуєте касовий апарат при здійсненні розрахунків з покупцями — друкуйте фіскальні звітні чеки та зберігайте їх у книзі обліку розрахункових операцій, а також зберігайте контрольні стрічки в роздрукованому вигляді або електронній формі 3 роки.

  4. Квитанції (акти з оплати послуг). Є підтвердженням отримання оплати за відвантажений товар, надані послуги або виконані роботи.

Також необхідно зберігати документи, що підтверджують передачу товару, факт надання послуг та витрати:

  1. Товарний чек — підтверджує не тільки оплату товару, але і його передачу (відвантаження).

  2. Документ, що підтверджує відвантаження (передачу) товару, — накладна.

  3. Факт надання послуг (виконання робіт) підтверджує акт наданих послуг (виконаних робіт).

  4. Документи, що підтверджують витрати, наприклад накладні на придбаний товар. Якщо їх не буде в наявності, товари у вашому магазині чи на складі вважатимуться безоплатно отриманими. Тому важливо правильно оформлювати документи з постачальниками при купівлі товарів.

Сформувати акт наданих послуг або накладну на відвантажений товар можна в сервісі для підприємців «Смарт Бухгалтерія» у розділі «Документи». З сервісу його можна надіслати на електронну скриньку клієнту, зберегти на комп'ютер у форматі PDF або роздрукувати.

Якщо у підприємця є наймані працівники, йому доведеться зберігати ще й документи, пов'язані з нарахуванням та виплатою зарплати.

Скільки зберігати

Зберігати первинні документи потрібно 1095 днів із дня подання звітної декларації, при складанні якої їх використовували (п. 44.3 ПКУ). Документи з нарахування та виплати зарплати найманим працівникам зберігаються значно довше, перелік і строки зберігання встановлені  наказом Мін'юсту № 578/5.

У разі припинення підприємницької діяльності всі первинні документи за 3 роки, що передували даті ліквідації, необхідно передати в архів.

При втраті первинних документів необхідно протягом 5 днів письмово повідомити про це податкову, в якій підприємець стоїть на обліку. Закон відводить 90 днів на відновлення документів та подання їх у фіскальну службу.

Штрафи

Ви маєте бути готовими надати первинні документи, що підтверджують отримання доходу, якщо цього вимагатимуть податківці. Якщо первинні документи не зберігаєте, готуйтеся сплатити штраф: 510 гривень — при першому порушенні та 1020 гривень — якщо штраф за таке порушення вже застосовувався протягом року (п. 121.1 ПКУ).

Окрім цього, доведеться сплатити адміністративний штраф: від 51 до 136 гривень — за перше порушення та від 85 до 136 гривень — якщо за таке порушення протягом року вже застосовувався штраф (ст. 164 КпАП).

За невиписаний чек (квитанцію) доведеться сплатити штраф у 5-кратному розмірі від суми чека. І ось чому.

Уся готівка, що надходить у каси, повинна оприбутковуватися в повному обсязі в день отримання (п. 2.6  Положення № 637). Для підприємця оприбуткування готівки означає, що суми фактичних готівкових надходжень повинні бути зафіксовані в книзі обліку доходів (п. 1.2 Положення № 637). Відсутність у книзі запису, підтвердженого первинними документами, прирівнюється до неоприбуткування готівки.

Якщо ви зберігаєте книгу обліку доходів не за місцем фактичного провадження діяльності або здійснюєте діяльність територіально в різних місцях, слід забезпечити оперативне отримання первинних документів, щоб своєчасно відображати доходи у книзі обліку доходів.

За неоприбуткування, неповне та/або несвоєчасне оприбуткування готівкових коштів у касі накладається штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми (абз. 3 ст. 1  Указу № 436).

Список використаних нормативно-правових актів

  1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI. 

  2. КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-Х.

  3. Указ № 436 — Указ «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 № 436/95.

  4. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 № 637.

  5. Наказ Мін'юсту № 578/5 — наказ Мін'юсту «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012  № 578/5.

Прикріплені файли

Залиште запитання до статті

Наші експерти відповідають тільки на запитання користувачів «Смарт Бухгалтерії» — онлайн-сервісу для ведення обліку та подання звітності.
Smart uk vert