Javascript у вашому браузері вимкнено. Як підключити Javascript

Види та особливості первинних документів

10 липня 2015

Купівлю й повернення товарів, надання послуг або виконання робіт потрібно супроводжувати первинними документами: рахунками, актами, накладними, договорами.Складати їх можна в письмовій або електронній формі.

Документальний супровід операцій

Перелік документів, що супроводжують ту чи іншу операцію, може змінюватися залежно від її особливостей. Здебільшого документальний супровід операції має такий вигляд:

  • укладається договір з покупцем (можна скласти один договір на декілька операцій);

  • виставляється рахунок на оплату;

  • коли рахунок оплачено готівкою, постачальник (виконавець) видає покупцеві касовий або товарний чек, якщо оплату внесено на розрахунковий рахунок — підтвердженням оплати слугуватиме банківська виписка;

  • при відвантаженні товару постачальник видає покупцеві накладну;

  • якщо операція стосується надання послуг (виконання робіт), після її завершення виконавець видає замовнику акт наданих послуг/виконаних робіт;

  • документи на повернення — поворотна накладна чи акт невідповідності — оформлюються, коли покупець/клієнт має претензії до якості відвантаженого товару або наданої послуги та хоче повернути сплачені раніше гроші чи неякісний товар.

Юридичну силу ці документи мають лише у випадку фактичного (реального) здійснення господарської операції (Лист ВАСУ № 742) — товар відвантажено/роботи виконано, оплату отримано.

Види первинних документів

Зупинимося на згаданих первинних документах детальніше.

  1. Договір. У ньому встановлюються права та обов’язки сторін, умови, терміни й вартість операції/операцій. Зміни та додаткові умови прописуються в додатковій угоді або специфікації.

    Договір може бути первинним документом, якщо, окрім визначення порядку дій сторін, у ньому зафіксовано й факт здійснення господарської операції. Наприклад, у договорі на оренду прописано, що в момент підписання договору здійснюється передання об'єкта оренди від орендодавця орендареві.

  2. Рахунок (рахунок-фактура). Рахунок виставляє постачальник (виконавець). У ньому зазначають тип товару або послуги, кількість позицій, ціну та підсумкову суму, яку повинен заплатити покупець. Рахунок має інформаційний характер і за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки в ньому не фіксується будь-яка господарська операція. Типової форми рахунку-фактури немає (Лист Мінфіну № 31−34000−20).

  3. Чек. При купівлі товару (роботи, послуги) за готівку постачальник (виконавець) видає клієнту чек. Якщо використовується фіскалізований касовий апарат, покупцеві досить видати касовий чек. Коли РРО не використовується, виписується товарний чек, також можна видавати документ суворої звітності (квитанцію, проїзний документ, талон, абонемент тощо).

  4. Банківська виписка. При безготівкових розрахунках у клієнта залишається виписка з розрахункового рахунку, що завірена його банком і підтверджує оплату. Банківська виписка показує рух коштів на рахунку та підтверджує отримання доходу і в постачальника (виконавця). Щоб підтвердити дані в книзі обліку доходів за безготівковими надходженнями, ФОП досить взяти виписку за рахунком із банку.

  5. При поставці товарів (робіт, послуг) первинними документами, що підтверджують факт передання предмета договору, можуть бути видаткова накладна на товар або акт здавання-приймання виконаних робіт (наданих послуг).

  6. Накладна. Договір про поставку товарів супроводжується накладною. Накладна підтверджує продаж і передання товарів. У ній міститься перелік найменувань товарних позицій, їх кількість і вартість, зазначається місце складання й підписи сторін.

  7. При поверненні неякісного або нереалізованого товару постачальнику складається поворотна накладна.

  8. Акт. Факт надання послуги або виконання роботи за договором підтверджується актом (про надання послуг, виконання робіт). Він підписується замовником та виконавцем. В акті вказується перелік виконаних робіт (наданих послуг), одиниця виміру, що все виконано належним чином, оплачено й замовник не має претензій щодо якості, місце й дата фактичного виконання (надання).

  9. Якщо замовник не задоволений якістю виконаних робіт (наданих послуг) і може аргументувати своє невдоволення, він має право вимагати, щоб такі роботи були перероблені, чи повернути раніше сплачені ним кошти. Для цього складається акт невідповідності.

Форми документів

Залежно від типу операцій використовуються різні форми первинних документів:

  • бланки суворого обліку (виготовляються друкарським способом за зразками типових або спеціалізованих форм);

  • які не є бланками суворого обліку (типові та спеціалізовані форми, в яких допускається включення додаткових реквізитів);

  • самостійно розроблені форми з обов’язковими реквізитами первинного документа.

Інші первинні документи

Документи, що супроводжують господарські операції, — це, звісно, не всі первинні документи. До первинних документів також відносяться:

  • касові документи (касова книга, прибутковий і розрахунковий касові ордери. Складаються із дотриманням вимог Положення № 637);

  • документи з обліку основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, матеріалів (форми розрахунку амортизації основних засобів, інвентарна картка обліку основних засобів тощо, типові форми затверджено Наказами Мінстату № 352, № 145, № 193);

  • автотранспортна документація (товарно-транспортні накладні, подорожні листи та ін.);

  • документи з обліку робочого часу й оплати праці (табель обліку робочого часу, розрахункова відомість тощо, типові форми цих документів затверджено Наказом Держкомстату № 489).

Особливості зберігання

Первинні документи (накладні, чеки, квитанції, акти, облікові реєстри, зарплатні відомості, розрахунки, довідки тощо) повинні зберігатися в роздрукованому вигляді протягом установленого терміну, потім знищуватися або передаватися в архів.

Первинні документи й облікові реєстри можна скласти в паперовому чи електронному вигляді з накладенням електронного цифрового підпису (п.п. 2.1, 2.12 Положення № 88, ЗУ «Про ЕЦП»). Але на вимогу контрагентів, контролюючих або судових органів СПД зобов’язаний за власний рахунок зробити копії таких документів у паперовому вигляді.

Первинні документи, що передаються покупцям і замовникам, а також деякі документи для внутрішнього користування необхідно роздруковувати. Такими документами можуть бути акти на списання товарно-матеріальних цінностей та основних засобів, підписані членами комісії та затверджені керівником підприємства, платіжні відомості, видаткові й прибуткові касові ордери тощо.

Підприємці та юридичні особи, які займаються операціями приймання й видачі грошей, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей тощо, повинні вимагати від контрагентів, котрі виконують ці операції, надати копії оригіналів первинних документів, у яких містяться дані про господарську операцію.

Список використаних нормативно-правових актів

  1. ЗУ «Про ЕЦП» — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV.

  2. Наказ Держкомстату № 489 — наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489.

  3. Наказ Мінстату № 352 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 29.12.95 № 352.

  4. Наказ Мінстату № 145 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів» від 22.05.1996 № 145.

  5. Наказ Мінстату № 193 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.1996 № 193.

  6. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

  7. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 № 637.

  8. Лист ВАСУ № 742 — лист ВАСУ «Щодо однакового застосування адміністративними судами окремих приписів Податкового кодексу України та Кодексу адміністративного судочинства України» від 02.06.2011 № 742/11/13−11.

  9. Лист Мінфіну № 31−34000−20 — лист Мінфіну «Щодо документального оформлення операцій з виконання робіт та/або надання послуг» від 09.07.2007 № 31−34000−20/23−4579/4800.

Прикріплені файли

Залиште запитання до статті

Наші експерти відповідають тільки на запитання користувачів «Смарт Бухгалтерії» — онлайн-сервісу для ведення обліку та подання звітності.
Smart uk vert