Javascript у вашому браузері вимкнено. Як підключити Javascript

Порядок заповнення звіту за формою № 1ДФ

1 січня

Підприємці, юрособи та самозайняті особи, які нараховують або виплачують дохід фізичним особам, є податковими агентами. Вони зобов’язані нарахувати, утримати і сплатити до бюджету ПДФО від імені та за рахунок фізособи з виплачених їй доходів, а також подати звітність із цього податку (п. 14.1.180​ ПКУ).

Такою звітністю є Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ, затверджена Наказом № 4 відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ).

Розрахунок подається, якщо протягом звітного періоду нараховували доходи, незалежно від того, чи їх виплачували.

Якщо у податкового агента немає найманих осіб і дохід у звітному кварталі на користь фізосіб і він не нараховував і не виплачував, податковий розрахунок не подають.

Строки подання

Звіт подають щокварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не здають. Якщо дата подання звіту — вихідний або святковий день, то його можна подати наступного за ним робочого дня (п. 2.1 Порядку № 4).

Порядок подання

Форму № 1ДФ подають у ДПІ за місцезнаходженням юрособи чи за податковою адресою (місцем реєстрації/прописки) фізособи одним зі способів:

  • в електронному вигляді. Для цього знадобляться ключі ЕЦП;

  • на папері разом з електронною формою на флешці або диску;

  • тільки в паперовій формі, якщо в ньому не більше 10 рядків.

Податковий розрахунок у паперовій формі слід надати у двох екземплярах. Один із них повертають із підписом відповідальної особи ДПІ та штампом, проставленим при обов’язковій реєстрації розрахунків у податковій.

Подавати ксерокопію звіту не можна.

Правила заповнення

Заповнюють форму № 1ДФ згідно з Порядком № 4. Паперовий звіт заповнюють на комп’ютері або вручну друкованими літерами без помарок, закреслень, виправлень і уточнень, сторінки нумерують, кількість аркушів не обмежується. У незаповнених полях інформаційного рядка проставляють прочерки (п. 2.3 Порядку № 4).

Форма № 1ДФ складається із загальної частини (реквізитів) і двох розділів: розділу I «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку» і розділу II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір».

Загальна інформація (реквізити)

Вказують податковий номер того, хто нараховує, утримує та платить податок у бюджет:

  • юрособи — код ЄДРПОУ;

  • ФОП — РНОКПП (раніше — ІПН) або серію та номер паспорта, якщо підприємець відмовився від реєстраційного номера.

Дані в цей реквізит вносять зліва направо. Якщо знаків менше, то порожніми залишають останні комірки.

Нижче позначають тип податкового агента — «Юридична особа» або «Самозайнята особа» (до них належать і ФОП).

У реквізиті «Стор.» вказують номер сторінки звіту починаючи з першої. Цифри вносять справа наліво.

Тип звіту — ставимо позначку залежно від того, який звіт подається:

  • «Звітний» — подають за звітний квартал;

  • «Звітний новий» — до закінчення строку подання з виправленими помилками, що самостійно виявили;

  • «Уточнюючий» — якщо виявили помилки в представленому звіті після закінчення строку подання.

Після назви форми вказують повне найменування ЮО або ПІБ фізособи-підприємця повністю.

Податкова адреса юридичної особи або самозайнятої фізичної особи:

  • юрособи зазначають місцезнаходження, яке вказано в єдиному держреєстрі;

  • фізособи — місце реєстрації/прописки (місце проживання, за яким перебуває на обліку в ДПІ) (ст. 45 ПКУ).

Найменування контролюючого органу — вказують ДПІ, до якої подають звіт і де зареєстрований податковий агент.

Звітний період — зазначається арабськими цифрами порядковий номер кварталу та рік, за який подається звіт.

«Працювало за трудовими договорами (контрактами)» — вказують загальну кількість працівників, які працювали у звітному кварталі за трудовим договором. Тут же враховують зовнішніх сумісників. Наприклад: у жовтні 2015 року працювало 12 осіб, у листопаді 1 звільнився, 2 прийнято на роботу. Усього за квартал працювало 12 + 2 = 14 осіб.

«Працювало за цивільно-правовими договорами» — враховують тільки цивільно-правові договори з фізособами про виконання робіт або надання послуг. ФОП і фізосіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, не враховують.

«Порція» — якщо штатна чисельність працівників становить до 1000 осіб, звіт подається однієї порцією єдиним документом на всіх працюючих з обов’язковим зазначенням їхніх податкових номерів або серії та номера паспорта (для фізосіб, які мають у паспорті відмітку про відмову від ІПН). Якщо штатна чисельність працівників понад 1000 осіб, можливо представити звіт кількома порціями, кожна з яких буде окремим податковим розрахунком зі своїм номером порції. Стандартно проставляємо № порції «1».

«Кількість рядків (розділ І)» — пишуть загальну кількість рядків розділу І. Рядки заповнюють за кожним видом доходу та для кожного виду податкової соціальної пільги, яку застосовували у звітному періоді для кожної фізособи.

«Кількість фізичних осіб (розділ І)» — відображають загальну кількість фізосіб, яким нараховували (виплачували) доходи. Відповідає кількості зазначених РНОКПП. Якщо на одну фізособу заповнено кілька рядків, то її враховують як одиницю.

«Кількість сторінок» — вказують, на скількох друкованих альбомних сторінках формату А4 складено форму № 1ДФ.

Нижче керівник юридичної особи/головний бухгалтер/самозайнята фізична особа вказують РНОКПП або серію та номер паспорта, ПІБ, телефон і ставлять підпис. Підприємці без найманих працівників і без бухгалтера заповнюють тільки свої персональні дані в рядку «Самозайнята фізична особа», у двох інших рядках — прочерки.

Далі ставлять дату, коли подано звіт.

Заповнення розділу І

У розділі I показують нараховані доходи, утриманий і сплачений до бюджету ПДФО за кожною фізособою окремо із зазначенням її персональних даних.

Номер графи Назва реквізиту Порядок заповнення Примітки
1 № з/п Порядковий номер рядка, який заповнюється

Якщо фізособа у звітному періоді одержувала:

  • один вид доходу та один вид ПСП, на неї заповнюється один рядок;

  • кілька видів доходів або різні види ПСП — заповнюють кілька рядків

2 Податковий  номер або серія та номер паспорта

Вказують РНОКПП (раніше — ІПН) фізособи або серію та номер паспорта, якщо є відмітка про сплату податків за паспортом.

Така відмітка має  бути датована після 01.01.2011, інакше фіскальні органи можуть визнати, що дані у формі зазначені неправильно та застосувати штраф 510 гривень (1020 гривень за повторне порушення) (консультація в ЗІР, підкатегорія 119.10)

Якщо одній фізособі виплачується кілька видів доходу протягом кварталу або до неї застосовувалися різні види ПСП, то РНОКПП або серію та номер паспорта заповнюють у кожному рядку
Сума нарахованого доходу (грн, коп.)

Відображають дохід окремо за кожною ознакою доходу, нарахований за звітний квартал, без вирахування ПДФО, ЄСВ (з 01.01.2016 не утримується), військового збору та ПСП (якщо вона є) незалежно від того, виплатили такий дохід чи ні

Якщо дохід підприємцю нараховуєте і виплачуєте в різних кварталах, то графи 3а та 3 треба заповнювати за фактичними виплатами і нарахуваннями в різних кварталах.

Якщо підприємцю при розірванні договору повертають передоплату, яку показали у звіті за попередній квартал, то у звіті за наступний податковий період, у якому відбулося повернення, вказують суму повернення з від’ємним значенням (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25)

3 Сума виплаченого доходу (грн, коп.) Відображається сума фактично виплаченого доходу за квартал без вирахування ПДФО, ЄСВ (з 01.01.2016 не утримується), військового збору та ПСП (якщо вона є)

Зарплату, яку виплачують у встановлені ст. 115 КЗпП строки в наступному місяці кварталу, потрібно відобразити у звіті за квартал, за який нарахували виплачений дохід

Сума утриманого податку (грн, коп.) нарахованого

Відображають суму ПДФО, нарахованого до утримання з доходу, зазначеного в графі 3а

Якщо ПДФО сплачують із зарплати в наступному місяці після місяця нарахування, то показати його слід у звіті за той період, за який його нарахували
4 Сума утриманого податку (грн, коп.) перерахованого Відображається фактична сума податку, перерахованого до бюджету

Якщо податок нарахували, але вчасно не сплатили, це порушення законодавства.

Суму переплати податку у звіті не вказують.

ПДФО можна сплачувати без виплати зарплати, тому що він підлягає перерахуванню в 30-денний строк після місяця, за який нарахований (пп. 168.1.5 ПКУ). Але якщо зарплата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), то  фактично сплачений податок відображається у звіті за той квартал, коли виплатити зарплату (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25)

5 Ознака доходу

Вказують ознаку доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4

У графі відображають усі види доходів незалежно від того, підлягають вони оподаткуванню ПДФО чи ні.

Якщо фізособа одержала дохід із різними ознаками, для неї заповнюють кілька рядків за кожним видом доходу з обов’язковим заповненням графи 2

6 Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)

Заповнюється тільки на тих фізосіб, яких прийняли на роботу у звітному кварталі

Для фізосіб, які не змінювали місце роботи у звітному кварталі, у графах 6 і 7 ставиться прочерк.

Якщо працівника неодноразово прийняли на роботу та звільнили у звітному кварталі, за ним потрібно заповнити стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи зустрічається у звітному кварталі. Наприклад:

  • прийом і звільнення — відображають одним рядком у будь-якому порядку, незалежно від дат;

  • прийом, звільнення, прийом — події відображають у хронологічному порядку, двома рядками: в одному прийом і звільнення, у другому прийом;

  • звільнення, прийом, звільнення — два рядки: в одному звільнення, у другому прийом і звільнення

7 Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр) Заповнюється тільки на тих физлиц, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони одержували дохід у вигляді зарплати. Проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) звільнення
8 Ознака подат. соц. пільги

Зазначають ознаку ПСП згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до Порядку № 4

Графа заповнюється тільки для тих, хто працює за трудовим договором і  мав пільги з ПДФО у звітному періоді. Якщо пільг не було, проставляємо прочерк.

Допускається наявність декількох рядків з однією ознакою доходу, якщо у фізособи кілька ознак пільг за такою ознакою доходу (є різні пільги у кожному із трьох місяців кварталу)

9

Ознака

(0, 1)

«0» означає введення нового рядка, «1» — виключення рядка

Заповнюється у формах «Звітний новий» або «Уточнюючий» для коригування даних звітної декларації.

Якщо треба замінити одні дані на інші, то вказують весь раніше заповнений неправильно рядок з ознакою «1» і наступний — із правильними даними з ознакою «0»

Заповнення розділу ІІ

У розділі II відображають загальні суми нарахованих і виплачених (перерахованих) доходів у вигляді відсотків, виграшів (призів) у лотерею, ПДФО із таких доходів і військового збору. Відомості про фізособу, якій їх нараховують, не вказують.

Назва реквізиту

Порядок заповнення

Оподаткування процентів/Оподаткування виграшів (призів) у лотерею

Відображають загальну суму:

  • доходу, нарахованого, виплаченого у вигляді відсотків/виграшів (призів) у лотерею;

  • загальну суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО з таких доходів.

Рядки заповнюють, наприклад, банки, кредитні спілки, установи з організації, проведення азартних ігор, лотерей, парі. Але оскільки єдинникам 1–3-ї груп заборонено здійснювати діяльність у сфері фінансового посередництва (пп.пп. 291.5.1, 291.5.4 ПКУ) та з організації, проведення азартних ігор, лотерей (крім поширення лотерей), парі (букмекерське парі, парі тоталізатора) (пп. 291.5.1 ПКУ), цей рядок у них має бути порожнім

Оподаткування процентів/Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення

Призначена для виправлення помилок. Заповнюють для «Звітного нового» і «Уточнюючого» розрахунків. Щоб виправити помилку, треба виключити весь рядок із неправильними даними, а в рядок «Оподаткування процентів»/«Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» внести правильні

Військовий збір

Вказують загальну суму:

  • нарахованого доходу;

  • виплаченого доходу;

  • утриманого та перерахованого до бюджету військового збору.

Починаючи зі звітності за IV квартал 2015 року відображають загальну суму нарахованого доходу (досі її вказували без урахування виплат підприємцям і самозайнятим особам, з яких не утримується військовий збір).

Доходи найманих працівників у негрошовій формі (наприклад, надання страхових полісів) включаються без застосування «натурального» коефіцієнта, який застосовують для розрахунків ПДФО (ст. 164.5 ПКУ).

Переплати з військового збору не відображають

Військовий збір — виключення

Призначений для виправлення помилок. Заповнюють для «Звітного нового» та «Уточнюючого» розрахунків. Щоб виправити помилку, треба виключити весь рядок із неправильними даними, а в рядок «Військовий збір» внести правильні

Виправлення помилок​

Якщо строк подання звіту не минув, то для виправлення помилок формується розрахунок із позначкою «Звітний новий».

Щоб виправити помилку після закінчення строку подання звітності, подають форму № 1ДФ із позначкою «Уточнюючий». Такий звіт подається як за період, який щойно минув, так і за інші попередні періоди.

Помилки в розділі I (у РНОКПП, сумах нарахованого/виплаченого доходу та ПДФО, ознаках доходів, дат прийому/звільнення, ознаках ПСП) виправляють за допомогою ознак із графи 9:

  • «0» — для включення правильного рядка;

  • «1» — для виключення неправильного рядка.

Для виправлення помилок, допущених у розділі II, які стосуються сум нарахованого/виплаченого доходу у вигляді відсотків, виграшів (призів) у лотерею та доходу, з якого утримується військовий збір, використовують рядки зі словом «виключення». Наприклад, щоб виключити помилковий рядок із поданої раніше форми № 1ДФ, яка уточнюється, у рядок «Військовий збір — виключення» переносять неправильні дані, а в рядку «Військовий збір» відображають правильні.

Штрафи

За те, що розрахунок за формою № 1ДФ не подали, подали несвоєчасно, не в повному обсязі, з недостовірними даними або помилками, якщо вони призвели до зменшення, збільшення податкових зобов’язань платника податків, зміні платника податків, передбачено штраф у розмірі 510 гривень. Ті самі порушення протягом року, в якому було застосовано штраф, тягнуть за собою штраф уже в розмірі 1020 гривень (п. 119.2 ПКУ, консультація в ЗІР, підкатегорія 103.26).

Крім того, за порушення порядку утримання та перерахування ПДФО при виплаті фізособі доходів і надання відомостей про виплачені доходи накладають штраф на посадових осіб підприємств і на підприємців — від 34 до 51 гривні. При повторному порушенні протягом року, за яке вже застосовувалась адмінвідповідальність, — від 51 до 85 гривень (ст. 163КпАП).

Якщо після того, як здали форму № 1ДФ за звітний період, подають розрахунок «Звітний новий» до закінчення строку його подання з виправленнями за цей самий квартал, або якщо подають у наступних періодах уточнюючий звіт через перерахунок ПДФО (п. 169.4 ПКУ), то штрафи за п. 50.1 ПКУ не застосовуються.

Список використаних нормативно-правових актів

  1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

  2. КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X.

  3. Наказ № 4 — наказ Мінфіну «Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) та Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку» від 13.01.2015 № 4.

  4. Порядок № 4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4

Прикріплені файли

Залиште запитання до статті

Наші експерти відповідають тільки на запитання користувачів «Смарт Бухгалтерії» — онлайн-сервісу для ведення обліку та подання звітності.
Smart uk vert